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【職場攻略】一拜託就上手,職場老鳥不告訴你的事

“Be yourself. Everyone else is already taken.”
– Oscar Wilde, Writer
做你自己,其他角色都已經有人了。」– 奧斯卡‧王爾德 (作家)
「職場上,你能好好拜託別人嗎?」如果你的答案是「不能」,我想邀請你看這篇文章。

關係是好好拜託來的

那天發生了一件事情。
我跟同事老何共同負責全公司專案評估,週末前必須完成350筆資料建檔。評估結果已讓高層確認完畢,最後步驟是將評估結果逐筆登錄到系統。這項行政庶務雖不需動腦,但卻是亟需專注跟耐心的「勞力活」,偏偏是粗心豪放的我最不擅長的業務。

當我苦思該如何順利完成任務時,正巧資訊部門的小瑞來電商量下一季度系統採購建議。
電話那頭小瑞抱怨採購程序遭遇困難,想聽聽我的想法,於是我便花了些時間簡單分析案子重要關係與可行建議,正當小瑞直呼找對人幫忙時,我便隨後拋出一段話:「小瑞,我正在用你們家的專案系統,不初道是不是因為這幾天專案評核,存取速度非常慢,從開啟專案計畫到登錄意見送出要快5分鐘,我手上有200多筆得完成,少說也要至少半天才能完成,可是正好在處理老闆交辦的企劃書,能不能拜託請你幫我從後台將這些評核結果匯入系統裡?」
氣氛熱烈下小瑞幾乎沒有猶豫就答應幫忙。我立馬接著說:「你做事快速仔細,我做事粗心,逐筆登錄一個不注意誤植資料,影響其他部門的權益就完蛋了。只是你也知道我跟老何週末從得將報表送給總公司彙整,若你能在明天中午前幫我完成建檔就太感謝了。」
小瑞連著回覆道:「你剛給我的採購意見才真的幫了大忙,這種資料匯入的小事就交給我處理。下班前給你確認!」
「真的太感謝你了,如果你有需要幫助歡迎你隨時來電啊!」隨著我吐出這句話,老何在我背後他反覆高聲哎叫著:「誒,怎麼那麼好,她為什麼會幫你啊?厚,這樣不公平啦!

當你越有實力,世界越公平

這裡我想先提一個職場工作者常忽略的重要概念:職場關係的基礎是互惠合作,而不是交情多寡
試想,一個對你超親切的同事A,出遊必帶伴手禮,還時不時揪團購,但每次要資料都遲交,
拜託公事兩手一攤說這不是他的工作,你認為他算「好同事」嗎?又一個例子同事B,他不跟你
聊私事,約午餐不一定答應,但每次給你的報表不只正確,甚至主動把你需要了解的背景資訊完整
註記,困難都幫你解套,這才是所謂健康的職場同事關係。換言之,當工作者的技能點越高
(實力強大),便越能促成職場合作,魚幫水水幫魚,終能形成人脈正向循環,用一句話精準描述
「當你越有實力,世界往往越公平」。

當一位好同事能做到這種近乎萬事通的境界,實力必然不在話下,但你想過這樣的神人為什麼要
平白幫助我們嗎?亦或實力甚為弱小我們該怎麼好好拜託呢?這裡分享幾個我常用的拜託大法。

心法:每個人都有想幫助人的需求

好好拜託》一書開宗明義就點出, 「請求協助」這件事一般人最難以跨越的障礙,除了害怕被拒絕外,就是我們不相信別人會想幫助我們,甚至樂於幫忙。所以還沒有開口就產生各種小劇場,像是一定會被笑、被拒絕,甚至是被討論。但是,我想請大家試著回想,如果有一件事情是你擅長且不花時間,甚至是舉手之勞,一個你並不討厭的人開口拜託你幫忙,你會不會幫呢?我想多數人是願意的,且做完之後心情還蠻好的,這背後的心理機轉是緣自於人天生期待自己「被他人需要」、期待自己是「有用的」,更進一步說,這種助人的動機是發自內心,心理學稱之為行動的「內在動機」滿足好奇心、成就動機、認同感及互惠感,而後二者則主要是職場常見幫助對方的強大動機。

所以,下次當你必須開口請求協助前,請在心裡默念三次:OOO(受拜託者)是想幫忙的,他拒絕是因為他有不能幫忙的理由,而不是不想。

實戰:給別人一個幫助你的理由,並且降低門檻

回到文章開頭的故事,我是怎麼順利請求成功的呢?我運用的手法總結12字,分別是「知己知彼」、「施以援手」及「非你不可」

請求幫助的第一步就是「知己知彼」,了解自己需要什麼幫助,再者對方為什麼能幫你。舉我來說,我一開始就很清楚逐筆建檔這類需要反覆確認的零碎行政庶務,是我這個打小就沒耐心的傢伙不擅長,甚至花的時間與成果不成正比;相反的,小瑞細心且擅長系統操作的背景做起逐筆建檔的事情不必花費長時間就有極佳產出,這樣一對照也不難看出為何我會拜託小瑞幫忙。

再來,我也不是第一時間就想到能找小瑞幫忙,而是因為無預期的一通電話,正好資訊部門小瑞找我詢問採購案意見,一邊談話我一邊就意識到或許對方能在建檔的事情上提供協助,於是我除了第一時間按指示把公務意見說完,並且多問幾句採購案現況,像是小瑞談及政治煩擾問題,我也就提供一些職場局勢觀察與建議(補充說明:我不建議專業職場工作者「主動」對他人負責的業務建議,很容易在信任基礎不足的情況下弄巧成拙,請參考前篇)。

簡單電話交流後,我就在「施以援手」讓小瑞感覺自己被支持並表達感謝時,順勢隨口提出我的請求,並在請求內容中強調這個請託為什麼「非他不可」,像是我會先呈現出客觀事實,包括花多久時間、系統速度不夠快、還有我個人特質不足以執行,所以小瑞能夠怎麼協助(包含解法),最高原則就是給別人一個幫助的理由,而且降低門檻,理想狀況是讓對方感覺雖然那對是他舉手之勞,卻是我的救命之舉,如此一來,請求就更容易被買單且執行,最後,記得給予對方協助期限並再次強調你在交付任務是很樂意跟他保持聯繫的,這樣人際互惠正循環才算建構完成。

結語:從「拜託幫幫忙」晉級到「請讓我幫忙」

最後,我想舉我多年後才從戀愛心理體悟到的概念,很多男生都習慣把追求女生等同於示好,拼命提供物質(買包包)、勞務協助(修電腦、聊心事)等,最後換到一張好人卡。而這樣的現象常引起不少討論,像是對女生表示好感究竟是該一味的付出,還是有其他更好作法?這裡我想提到一個涉入度的概念,大概的意思是,與其不間斷的讓自己投入,關係建立初期要適時讓另一方付出,像是互請,或是出遊對方幫忙訂車票準備飲用水之類,或許花費金額不大,但透過付出就會讓人產生「我是因為喜歡他,所以才幫他」,或是「我幫他,所以我喜歡他」,只要對方腦袋中出現這種疑問,基本上你已經成功引發對方的內在動機,雖然不至於馬上交往,但能確保基本的好感度存在。

回到職場上,一位善於拜託別人的專業工作者,常會時刻有意識累積自己值得被幫助的理由。記得,關係是在一次又一次所互惠累積出來,別再碎念為何別人不幫你,因為當你越有實力,世界往往對你越公平。祝好。
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