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大公司裡的重要輔助角：秘書、機要及司機
那年，公司年度大型會議舉辦在即，會議時間地點已經為了配合老闆前後變更超過三次，加上老闆頻繁外出開會，相關活動報價單、下一季度的專案企劃皆無法獲即時批示我做為專案負責人忍不住高壓在老闆秘書前面情緒崩潰，秘書不忍心看我四處碰壁的慘狀，便出手相助。
職場工作者通常都知道要好好經營與老闆主管、同事及下屬的關係，卻往往輕忽公司那些不引人注意的輔助角色，像是與老闆秘書、機要或司機等行政人員間互動。他們一方面跟我們一樣是公司員工，同時也是老闆在公司內的眼睛跟耳朵，這樣的角色雙重性，配合得好自然能成為我們工作的神助攻，因此，如何跟行政人員保持良好關係確實是每個上班族都應具備的基本常識。
如何與輔助角色好好相處，不踩雷的五大原則
職場是彼此交疊的合作關係所構成，大家出來上班第一要件便是順利達成上級交辦業務，所以優質的職場人際關係的建立，也該奠基於這樣的前提上。對秘書與機要來說，他的工作核心目標便是讓老闆做出好決策及會議行程順利銜接等，舉凡會干擾他們工作的行為，都可能會讓秘書內心給你嚴重扣分，甚至在老闆面前參你一本，這裡簡單分享5個與秘書相處不踩雷的原則。
原則一、永遠別輕視行政工作
這是5個原則之首，職場是透過團隊合作來達成任務的所在，每個人都有他的角色應該完成的職責及那個位置才能掌握的訣竅，像部分同事總是覺得行政助理只要負責電話叫餐很輕鬆，但餐點價位、不同老闆喜好、份數及送達時間等，這些細節一個沒掌握，整場會議氛圍可能就被影響，不得不慎重以對。多數時候，行政工作不是不重要，而是你看不見它的重要。
原則二、別把秘書當成老闆發言人，秘書說不等於老闆說
前段有提及秘書可以視為老闆的眼睛耳朵，因此有些職場工作者常會試圖從秘書打聽到一些老闆檯面下的看法，或不方便說的指示，好處是能第一時間掌握職場動向；然而，這個方法要審慎拿捏彼此提問的界線，我們要體諒秘書有保護職場機敏資訊的義務，除了替秘書保證資訊不再外傳。
大忌是「拿著雞毛當令箭」，將秘書的話當做老闆的指示廣為週知，壓著利害關係人配合，直接迫使秘書成為老闆發言人，也會讓你與秘書間的互信關係破滅。
原則三：聊東聊西就是不談八卦
延襲原則二，近年很多商管書都建議職場人士透過「微交談」建立人脈，像是聊聊對方的穿著配件、附近美食或是再熟悉一些，則可聊聊對方的家人小孩、養寵物等私領域話題。透過簡短但頻繁的接觸，逐漸累積與秘書熟悉感。若你天生自帶幽默感更佳，那麼你應該能夠與秘書建立不錯的情誼，但是這個微交談裡面切忌不要以「八卦」為核心，特別涉及老闆隱私，那將會陷你與秘書於危險的境地。
原則四、別跳過秘書這個窗口，遵守公司既有工作流程
秘書擔負的是老闆的行程掌握及相關涉公司業務的進度追蹤（後者視老闆授權而定），我曾不只一次聽不同秘書私下抱怨，某些同事為了貪快便宜行事，跳過秘書這個窗口，直接替老闆約行程又不回報秘書，或是從不主動提供秘書會議資料……這類「不遵守」公司既有流程的小事累積久了，常會使秘書陷入一種搞不清楚老闆行程的不專業形象，你說這樣白目的承辦人，秘書能喜歡你嗎？
原則五：主動替對方多想二步
最後這個算是加分題，就是在每次與秘書合作過程，多替對方想二步。
舉例來說，敲會議時主動將預計誰負責約定、出席人員、會議內容、過往是否有類似邀約等資訊提供秘書，讓他更快判斷安排優先順序；請秘書代為請示老闆的內容，以電郵或便利貼給他做個備忘錄，讓對方在不熟悉業務仍可以照本說明，諸如此類的貼心動作，都能讓平時總需密集應付電話及訪客的秘書稍微喘息，自然能對你留下不錯的印象。
結語：關於與老闆相處的眉角，他們最知道
電影赤壁裡有一句經典台詞：「丞相，起風了」，我曾發表不少文章談向上管理的心法與技巧，其中有一核心概念是，職場工作者應竭盡全力掌握職場風向，像公司發展動態及老闆近期關心之事等，做出符合公司大方向的優質決策，以確保個人乃至於部門的發展，而對高層風向掌握最即時的便是這些每日在風口浪尖的重要輔助角-行政人員，那些無法行之於文字與老闆相處的眉角也還是秘書最知道，奉勸想更上一層樓的職場工作者們，盡己所能跟他們打好關係吧！
最後，職場沒有完美的個人，只有完美的團隊，善用你身邊的重要輔助角色，讓自己的職涯更順利吧！
