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出包退散!4個技巧幫助你在職場打造出「零失誤」的菁英形象

Photo by krakenimages on Unsplash

『你身邊有那種「他辦事,你放心」的同事嗎?』

對外形象符合「完全不犯錯的人」、
面對任何事,都能隨機應變的人、
明明難以控制的事,卻能駕馭自如、
即使是單調連結的作業,卻能令人驚豔的效率正確且確實完成。

上述「零失誤」的菁英我曾在職場見過好幾位,與只要分心、就失誤連連的我相比,這樣的人究竟差異在哪裡呢?直到我讀了日本「失敗學會」副會長兼職場專家飯野謙次所著《零失誤法則》,基於工程學、失敗學等領域知識及經驗,提出讓任何人提高自身工作效率、鏟除失誤的具體建議,這裡我實際應用效果顯著的4個技巧,幫助你在職場打造出「零失誤」菁英印象。

四種常見的失誤類型及對應技巧

不論多謹慎小心的人,都會不小心置身於「容易引發失誤」的環境。

一般而言,工作引起的失敗,造成失誤原因大致可分為四類,「不夠專注」、「溝通不良」、「學習不足」及「計畫不良」等四個因素,因此下面列出四個技巧就是透過系統化除去這些原因,即不再擔心相關失敗持續發生。

技巧一、「不夠專注」就善用外力進行雙重檢核

不夠專注常引發的失誤之一,就是「沒注意到或忘記時間」,為了予以防範,最好的辦法就是在指定時間收到通知。像是請同行者提前十分鐘撥打電話提醒、寫便條及設定鬧鐘等,並給予具體預定計畫,例如下午2點在「公館捷運1號出口」集合;至於「作業疏失」引發的失誤,像需要專注力的「資料輸入」及計算等,則可以透過設計雙重檢核機制,像是改變觀看方式或檢核方法,把清單倒著檢查、一人說(口耳)另一人確認(眼)等方式。「不夠專注」引起的失誤,訣竅在於不要單純認定是自己造成一次性的問題,反而該善用手邊的資源(數位工具或人力)等外力建構防呆系統以杜絕失誤。

技巧二、「溝通不良」肇因於被常識與經驗束縛,不妨換個方式複述指令

職場溝通不良常源自於「理所當然」的心態,像是主管交代「這個資料老闆要看,有點急」,下屬判斷手頭事情做完再處理還來及,結果主管半小時後就來催件,還覺得下屬搞不清楚優先順序,惱火之餘,其實問題出在每個人對「急」的定義不同、還有資料品質要求不一,於是下屬有意識「換個方式表達來複誦對方交辦的事項」,比方說「企劃書及報價單是今天下班5點前交給主管您就可以了嗎?還是要一併副知老闆秘書。我馬上處理!」。

像這樣試著站在發送訊息者及接收者角度換位思考,並有意識養成「不要直接引用對方的詞彙,轉換成自己的方式表達」的習慣,並,因誤解或認知差距造成的失敗,幾乎可以盡數根除。

技巧三、防範「學習不足」,找出讓自己努力的有趣方式

工作失誤有一種類型是緣自於「無知」,新領域或技術的開展,往往需要堅實的背景知識,執行這類的新專案,第一步是放下個人的本位主義,接觸領域專家展開對話,並在其中找到共同的語言,舉例來說,我曾被臨時授命負責一個對外廣宣的專案擔任把關者,內容涉及科技知識及新媒體表現手法都不是我擅長的,藉自主學習及專家意見,慢慢建構廣宣工作的學習地圖,並從中找到廣宣與機關權限的平衡,後來也意外結交一群新媒體的人脈,得到經營自媒體撇步,算是日常工作外的樂趣來源。面對陌生專案,首先是放下成見借重專家,腳踏實地的努力前行,有時為避免努力淪為純粹的苦差事,下功夫讓自己能樂在其中,這或許才是防止自己「學習不足」無知造成失誤的最高明工作術。

技巧四、「計畫不良」才是一切失誤的導火線,徹底分析才是王道

商業管理有個重要的名詞是「PDCA,plan-do-ceheck-action」,意即「訂定計畫、執行、確認、得到結果」並依每次結果返覆修正計畫,重覆此循環確保商業計畫目標達成。職場工作是由20%挑戰與80%例行公務所組成,換言之,八成的工作都有其依循的操作順序及規則,一但發現該業務重覆發生類似失誤,這時候就該回頭檢視源頭計畫及規定,若僅是一句「我的想法太天真」或「前人的做法」帶過,不僅稱不上反省,恐無助於計畫修正,反而該具體分析源頭給予警示,比方來說,一個專案既要快速又要省錢、人力也不增加,資源限縮的情況,既要馬兒好又不給馬兒草,像這種專案還沒上線就註定失敗,與其等到事後被檢討,不如找出類似案例徹底分析,找出究竟在哪些要點太過輕忽或不符現實,務必追根究柢。這才是規避計畫不良造成失誤的方法。

結語:「零失誤」的職場招牌,搭建在精心安排的防呆機制

回到文章開頭:「工作效率高又能不出包的人,究竟做了什麼?」零失誤的職場菁英,正是有意識對「失誤四天王」發展不同應對技巧,並盡早養成對工作發生的失誤擬訂對策的習慣。這樣日積月累養成的「失敗應對能力」,能幫助職場工作者打造出下面這樣的人格標誌:工作上沒有失誤、有效率完成工作、與人有約絕不遲到、即使是口頭約定,答應的承諾必會遵守的人,這類的形象也有助於讓主管下屬加深對自己信任,成為職場的強項。「零失誤」的職場招牌,仰賴搭建每次失誤後精心安排的防呆機制之上,共勉之。

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