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【職場界線】工作接不完怎麼辦?三步驟拒絕別人的「份內事」

Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash

故事:別人不做的事情,怎麼都變我的事

最近辦公室異地分流辦工,留守組的小美非常困擾,因為發現自己明明一開始只是偶爾替同事小何代接電話或臨時代理出席視訊會議,結果這段過渡期交辦下來的業務就被小何以「你開會所以你比較清楚」、「這個我手上沒有資料,不方便處理」,更多時候是對方保持沉默或不置可否的方式拖延不處理,隨著截止期限逼近,急得小美只能順勢接起來處理,只能愈辦愈氣,又拿同事沒有辦法,主管又是一副有人處理就好,不急著介入,小美不由得哭喪著臉問我:為什麼別人不做的事情,最後都變我的事?是我特別好欺負嗎?


覺察:小心!那些隱微的勞務不公


職場合作出現矛盾,常發生於雙方都不想處理灰色地帶工作,就是一項工作涉及多人業務職掌卻又說不上來是誰主責,主管又撒手不管分配,這時候就容易陷入如小美一般「代理竟變事主」的勞務不公窘境,陷入這種狀況一則手頭的核心工作被耽誤,二則習慣接受別人的份內事容易變成習慣,長久下來還會形成一種同事間的「上下從屬關係」,就像文中小何會習慣性要小美打下手,接一些自己不想做的庶務。


如何判斷自己已經陷入隱微勞務不公的窘境中呢?感到「憤怒」就是個很好的指標,表示自己內心有委屈及不公平需要被覺察,或許做一次二次還不會那麼憤怒,一但負面情緒忍耐到極限,常常會一次性爆發,造成職場人際間的災難,建議大夥還是要盡早因應避免情況持續惡化。


行動:三步驟拒絕別人的份內事


上段提到「剪不斷理還亂」的勞務不公,新人時期的我遇過不少次,一開始只能說服自己是菜鳥多做一些是應該的,還能多學習,但次數一多,難免心生怨懟,當時帶我的前輩便順勢教我一套拒絕別人份內事的組合拳,用起來自己不傷神,團隊也不傷和氣。


步驟一:設節點,問自己能做到什麼程度

自己能承接的工作量,只有當事人最清楚,所以,面對他人隨手丟來的工作,一開始就自問「想不想做」而不是「能不能做」,也千萬不要用「應該」來硬逼自己強行接下,因為這會讓人內心感覺委曲與憤怒,甚至做出被動攻擊的行為,傷害團隊合作;所以,面對一份不屬於自己的差事,第一步驟是問自己執行的意願,想做到什麼程度再動手。


步驟二:從源頭阻斷任務

決定要自己做到何種程度後,可以先讓源頭交辦者知道自己僅是代理人,並已協助將事情處理

到可以接手的程度,往後有這類業務建議找哪一位窗口處理,最好是發信一併副知主責同事。直接從源頭將移交工作給阻斷,比我們跟同事分工說不清有效率多了!補充說明,其實對於源頭者來說,只要你能幫他推動業務進程,也能無縫告知接手人員,其實他們並不在乎是誰處理,所以就放心通知吧!

                                                                                                                                                                   

步驟三:告知主事人做到哪,放寬心移交

再來,就是告訴主責同事你在步驟二的辦理狀況,也提醒對方你有將移交情形一併發信副知他,假若對方有提出疑義,像是工作權責不明確需要重新討論,這時候你也有機會將事情檯面化討論,而不是像一開始那樣只能認命承接。依據我使出這三步驟超過數十次上經驗,真的有膽擺臉色或提出質疑的人幾乎沒有,所以就放寬心把別人的份內事移交回去吧。


心法:幫助自己轉念的基本心態


「凡事以和為貴」工作者一開始使用上述推事三步驟時,常會有種莫名的罪惡感或不習慣將工作界線分的如此清楚,除了刻意練習外,不妨記住下列三個幫助自己轉念的基本心態,分別是


一、先別先入為主認定對方的惡意,小心受害者情結,有些同事可能是抱著事情有人處理就好,所以不會認為自己故意推事給別人,我遇過一些職場中怨氣很重的同事,常第一時間認定周邊同事只會佔他便宜不做事,陷入受害者的心態,進而阻礙自己融入團隊,反倒可惜。


二、拼命接別人的份內事,其實背後隱含「這事情果然只能靠我做,我好棒棒,所以你們很爛」,這一點常出現在工作能力較佳的工作者身上,這類朋友習慣將事情攬在身上,因為覺得自己處理比較快,別人效率差成效不好之類,這種就會讓自己手頭事情愈來愈多難以轉移。


三、我們都需要練就「無視事情不完美」的能力;最後這一點也是我在職場及平日給自己的重要提醒,我們都有練習自己對於不完美的涵容能力,這樣自己才能心安理得的看著對方把他自己的份內事做好做滿,而不急著介入。


結語:利他或許是能力的展現,但被利用不是


職場上你今天幫我,我明天助你,可視為一種人脈存摺的累積,更能在無形間塑造自己熱心助人的標籤,但若一味對他人求助或份內事只接不推,只會讓他人把自己定位成「便利貼男(女)孩」或是「打雜小弟(妹)」,反倒得不償失。最後提醒一句,行走職場,忍一時或許風平浪靜,但退一步保證事情愈來愈多。施主,回頭是岸啊!



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