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【轉念、職場政治】領人薪水就該學會讀空氣

為了擬訂公司年度發展目標,公司近期密集召開跨部門協調會議,因職務需求我被主管指派擔任會議紀錄,也因此有機會見識各主管在面對老闆交辦任務時的反應,像是直接拒絕、被動支持或第一時間允諾全力配合等,對照主管們目前公司評價及前程發展,我歸納出一簡單結論:「領人薪水就要會讀老闆的空氣」。

姑且不論背景與能力高低差異,主管的讀空氣能力,通常直接反應在他的職等、薪酬與當紅受寵程度,一位有能力看懂老闆潛台詞的人,通常手頭資源、人緣都不會太差,反之,一個常誤解老闆意思的主管,大概在職場不是淪落到「被架空」就是「被欺負」,因此不論你同不同意「看老闆臉色說話」,這門職場軟實力的建立值得你花時間好好了解,本文將從任務交辦,解讀常見NG行為及你應該如何調整,並同場加映老闆觀點給你參考。

面對老闆交辦任務時,常見的NG反應


多數人不喜歡被交辦新任務,特別是在資源及人力固定的情況下;所以一般主管在面臨老闆交辦新任務時,按配合度高低可以分成直接拒絕、軟性無視顧左右而言他、以拖待變到時候再說、被動支持、全力配合等五種


一般而言,前三者不論是主動或被動拒絕執行新任務,幾乎常是組織裡黑牌專門戶,相較後二者承諾達成交辦者,能力相當的情況下,他的職涯大抵不會出太大狀況,甚至在老闆心裡樹立「我辦事你放心」的形象。


當我剛擔任專案主理人時,曾認為自己有義務指出專案可能的問題,心態大抵是既然發現錯誤,何不在第一時間阻止專案執行呢?不管是出聲質疑老闆的交辦,或背地裡嘲笑對方判斷力,甚至用凡事慢慢來、隨便應付的心態執行新任務,這樣的行為也確實讓專案延遲,但也讓我在期間多次被主管口頭及文字訓誡,該任務也差點被指定移交新人,想當然爾,我年度的績效自然是部門倒數。


可以拒絕,但你得先做再說


當時自以為英勇而選擇與老闆直球對決的行為,現在看來無疑是職涯自殺行為。一個成熟的職場工作者,不該是嘴上反對,而該是盡快將事情做對,當你第一時間運用自己的判斷,將事情拒之門外,那你就無法執行,還會使老闆因為被否定而火大,造成彼此溝通障礙;反而,你該盡快將事情答應下來,運用資源分析並執行,快速失敗後快修正,老闆並不會記得你中間失敗迭代多少次,因為他更在意執行效益。


談判上有一個常見的技巧「先同意,再建議(YES,BUT)」,此技巧背後運用的原理在於提出意見者在第一時間通過「善意且正向的訊息」讓聽者心情放鬆,而更容易接受隨之而來的嚴肅建議;若以主管回應老闆交辦新任務的場景舉例,當老闆興沖沖分享自己的願景並指定某主管接受新任務,不會看臉色的主管,可能會直接給出「不」的負面訊號,保證後續該主管所提的任何原因都不會被老闆買單;反之,善於「讀懂老闆臉色」的主管會善用技巧換句話說,像是「老闆你的這個想法真好,我們回去馬上執行,下週安排會議跟你確認執行細節,是不是需要增加財務分析資料及競品資訊更有利您在下次會議比較方案優劣呢?」一樣都是覺得老闆的交辦任務有所欠缺,聰明的下屬會透過一次次細節會議及「先同意,再建議」技巧讓企劃快速優化滾動調整。所謂的職場專業,就是持續向上管理把事做對。


老闆的真心話:我們看得高度與你不同,承擔的後果更大


我曾在一次商務演講聽到老闆用開車比喻自己十年創業裡,經營公司帶人的歷程,他戲稱自己很像開著一台自己喜歡的車,興奮地準備出發,結果車子方向盤不受控制,要車子往東,結果它往後跑,當時我記得與會很多老闆都太有共鳴以致大笑出聲。這個例子很精準的描述老闆常需要為公司的發展方向及營利負責,但往往受限於時間及精力無法掌握公司大小業務,抓大放小的結果,也就常常會發生業務理想狀態跟實際執行無法配合的狀況,就像開車上路然後完全不聽駕駛指揮一樣無助。所以,與其說老闆總是不食人間煙火,不如說他們著重於公司發展方向的制定,他需要承擔的壓力也跟一般中階主管不同。試想,當一位主管能夠盡可能站在老闆立場為他執行任務,給予老闆欠缺的安全感,這樣子的下屬能夠不備受重用嗎?


讀空氣的正面意義:減少不必要的溝通成本,獲得更多信任


身心靈有一句話是這樣說的:「凡你所給出去的,必將回到你身上」,這句話若應用在向上管理也十分貼切,凡是你所給予老闆第一時間的認同,都將轉變成他後續對於你的資源與支持,職場關係本質就是信任關係,讀空氣的正面意義即是透過順著情境及老闆的心意回話,降低不必要吵架本,獲取更多信任,或許即存環境並未改變,但透過溝通技巧能幫助工作者將事情做對,這些都會成為後續工作必要資產。


結語:怨嘆老闆看不見你之前,先問你讀懂老闆了嗎?

「被理解」是人的共同需求,積極地「換位思考」是指放下自己的既有成見,站在對方的角度聆聽那些對方未說出口的需求,理解對方的限制,並盡快採取行動。有時候你眼中的蠢任務,或許是老闆在他既有限制裡所能做出最好的選擇,怨嘆老闆看不見你之前,先問你讀懂老闆了沒。職場最有趣的地方在於,面對共同目標,高手總能運用各式創意及既有資源排列組合,在不同的路徑把事情做對,用好牌贏得賽局是實力,拿爛牌贏得勝利是功力,祝好。


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圖片來源:Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

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【應對撇步】同事揪團購,我該怎麼回應才好?

 
Photo by Emma Dau on Unsplash

辦公室的小確幸:團購,團GO,團夠

元旦剛過,緊接著農歷新年到。辦公室裡傳閱一張張年貨、過年零嘴的團購單,不是差幾包湊免運,就是已婚同事們趁著年前團購一次性解決返鄉探親的伴手禮,大家除了買得不亦樂乎外,團購也是一個能觀察職場主管同事個性的好時機。


「小新,每次一揪團就閃,你這次再不+1,下次有好康再也不邀你了啦!」「小安,你每次都買超多,買到老闆免費送箱子、折價券,這團免運就靠你了。」不管你是團購主揪或被揪,在團購檢便宜之餘,一定能在團購過程發現上述對話中「團購邊緣人」或「團購大戶咖」,這二類人通常做事及人際關係,分別是謹慎理性及隨性親和,此外,團購份量及類型也能稍微推敲出主管同事家庭狀況,例如健康食品為主則可能是家中長輩使用、零食份量多則是家裡有小孩或大量送禮用,如果都是小份購買可能就是自己食用或新婚家庭等,此外,主管對團購的反應也能從中看出主管用錢及辦公室管理習慣,如果團購單遞上而無反應,可能其人用錢較為謹慎且管理方式嚴謹不從眾,反之,某些主管會順勢訂購幾盒回饋同仁借花獻佛,這些都能多少看出職場人際眉角,大家不妨在享受團購這個辦公室小確幸之餘,順便了解身邊主管同事其他面向,更有利於未來彼此合作。

團購的三花:花時間、花精神、花太爽(花更多?)


延續上段談團購對職場人際經營的好處後,這裡接著想講辦公室團購的三個缺點,分別是花時間、花精神及花太爽。


辦公室團購若純粹考量時間及人力成本,其實並不划算。一是因為從下訂到取得商品,少則一週多則超過一個月,且下訂過程僅憑藉主揪口頭推薦,或簡便書面或網頁產品訊息,從中挑選想買的產品,一來試錯率極高,二來也會額外買了許多實際不需要的產品,綜觀整個團購過程其實多花錢、花精神,還要花了更多寶貴工作時間。


這裡再補充一點,常常加入團購中長期可能會傷害個人職場印象經營,這個部分將再下段團購基本守則詳細說明。

辦公室團購基本三守則

即便知道辦公室團購可能會讓職場工作者花時間,甚至花費更多,但與斷然拒絕全部的團購邀請,還不如運用以下三個基本參與守則,聰明參與辦公室團購,這個當代職場社交必不可少的一環。

守則1、先看老鳥怎麼做

正如我最近帶領新人給他最有力的忠告就是:「凡是職場裡不懂或是有所懷疑的事,先看老鳥怎麼做!」就像團購這種眾人之事,但又非屬辦公室正規任務,與其傻傻先衝再說,不如先停下來觀察辦公室老鳥如何因應,是大揦揦在辦公時間揪團,還是低調的賴群傳遞訊息,總之關鍵在於找到屬於辦公室的地下領袖或是風向球,跟著他做就對了,他們的行為也會從中推敲出很多辦公室潛規則,所以菜鳥睜大你的眼睛邊看邊學吧。

守則2、千萬別成為(團購)發起人,當個友善的傳遞者或氣氛調節者

「棒打出頭鳥」這句話我想送給所以曾任辦公室團購主揪者,撇除私人因素,請讀者站在主管立場看辦公室團購這件事,不僅無益年度績效達成,反而佔用辦公時間,更別說主要揪團者還要收錢訂貨理貨,最後還要逐一辦公室送貨,如果大老闆看到該主管下屬每天忙這些「業外工作」會不會連帶對於該部門的管理抱有疑慮,甚至降低該主管的職場印象分數。綜上,團購對於工作者苦心經營「職場口碑」的殺傷力非一朝一夕,甚至難以察覺,與其讓團購變成你長期職涯發展不定時炸彈,還不如一開始就不輕易被堆坑為主揪人,更高段的職場政治是,與其自己成為(團購)發起人,不如當個友善的傳遞者或氣氛調節者,協助團購資訊傳播或把其當成一個茶水間的談資,當個總是為眾人帶來好康消息的優秀同事吧!

守則3、買一休一,別變成湊數的鐵咖

如果今天揪團的東西自己真的很想買怎麼辦?如果這次揪團的是大老闆或是主管呢?跟不跟?謹記買一休一,不要每團必加,或是當同事跟你哭說就差你一單免運,你就傻傻地抱著助人的態度加購,別讓自己變成同事眼中湊數的鐵咖,你該做的是隨時保持親和,但不容易預測的神秘感,好像很好揪團購,但仍保有原則,這樣的職場人設也才能永遠為自己的下一次保有「拒絕」的彈性。

有時候,不讀空氣也可以

前段有提到,團購不能每團都跟,所以這裡想跟大家分享幾個拒絕跟團的方法,第一步,善用跳針,如果同事不斷勸敗或是情感綁架的方式要求你加入,像是「厚,你這樣很不合群」「你上次就有買,我記得你還買蠻多的」「就差你可以免運了」,這時候記得保持笑臉,像唱盤一樣跳針重覆說「哎呦,就上次買很多還沒吃完」「我這個月的零食預算花完了」「謝謝你,下次下次」;第二步,練習與拒絕的尷尬感共處,常見拒絕失敗都是緣於即便自己堅定跳針數次,仍不主揪者反覆盧小 ,其實這裡想要提醒大家,人性本來就會讓我們對於拒絕他人感到不適及焦慮,所以我們必須刻意練習與這樣的「拒絕所帶來的尷尬感」共處,多嘗試幾次,拒絕就是一個比氣長的歷程,撐過者贏。最後,如果你真的無法拒絕,或是一時興起喊了「+1」,就請把它當成一個正式承諾好好執行,喊了就要做到,職場每個行為都會兑換成主管同事對於你的信任資產,特別是與業務無關的小事,往往會佔多數印象分數,務必謹慎應對。

結語:辦公室的重心是「辦公」,團購只是日常點綴

若一位優秀的職場工作者就是把手上的任務做好,並同時幫助團隊達成公司及部門目標,那一位卓越工作者,就是能善用團購、員工旅遊這類辦公室裡支線任務,加快主線任務達成,像是透過團購了解身邊利害關係人的個性、當下關心的事物,或是小心拿捏團購參與頻率,營造出自己親切又不失原則的職場人設。總之,辦公室支線任務要解,就必須解到底,解得好累積信任資產,解壞掉就整組壞掉,共勉之,祝好。


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