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『企劃寫的真爛!』運用撰寫企劃流程五步驟,無痛剔除文書8弱點

 

Photo by Sebastian Herrmann on Unsplash

「阿米,我們部門的企劃書下班前再給你!」小陳在快中午時致電向我道歉。

「嘎?小陳你不是昨天已經加班弄了修訂版,早上又跟小老闆開第三次會議確認細節,怎麼還在改?」

臉累心更累的小陳厭世的跟我抱怨道:「哎,我已經不知道老闆到底想要怎樣,一下子說我的內容深度不夠,一下子說邏輯不通,今天早上會議還說我這企劃畫毫無靈魂,我不是都已經照他的要求把資料補進去了,老闆是不是心情不好,專門來找我碴啊?」

上班族最大的夢魘,就是寫出一種企劃叫做「老闆看不懂」,更大的惡夢是老闆說不出具體的評語,下屬不知從何改起,左改右修最後彼此都湧出懷疑人生的感嘆,正是因為我遭遇過小陳的窘境,所以當樂金文化邀請我為近期出版《老闆說我的企劃是垃圾》推廣時,我立馬就答應,也好奇是怎樣的企劃會被老闆當垃圾?讓我們跟著三星、LG、可口可樂的專業講師一同學習成功被老闆埋單的「企劃流程五步驟」。


犯了這八項,讓老闆把你的企劃當垃圾


《老闆說我的企劃是垃圾》指出:

  1. 好像在哪裡看過前輩給你的企劃拿出來把日期改掉、商業模式相同、企劃產品換成另一種、市調的數字改成今年,不到半小時就完成一份企劃案!千萬不要考驗主管的記憶,他們不會讓你失望的!

  2. 不過是粗淺的分析:以我近期經手的預算爭取企劃,撰寫者引用許多高大尚的經濟數據、大公司的財報資料,突然下了一個結論:如果我們要跟XX公司一樣,就必須將經費比例調升跟他們一樣。這種斷章取義式的粗淺分析,既忽略我們與對方公司的屬性及發展脈絡,又像是為了企劃而企劃,難以說服主管,自然被打槍。

  3. 毫無執行者的靈魂:企劃案裡面只有各種背景分析及事實需求,卻沒有任何主提者的觀點及預定參與的事項,好像是任何人都能寫出來的企劃,沒有一點特色。

  4. 這是書嗎?也太多頁:實務上我很常遇到老闆指定企劃最多不要超過2頁,一旦沒有設定上限,求好心切的員工常會附上超過10頁以上的附錄,或非必要的參考資料,最後讓企劃案過於冗長難以閱讀。

  5. 嘮嘮叨叨,說了又說:「精準表達」是很多職場文書的硬傷,與其寫了一堆,不如用條列式的方式彙整,主管更容易買單。

  6. 根本前後不通:延續第2項的企劃案,最大的問題在於武斷的推導,還有因應對策前後矛盾的問題,舉例來說,比照競爭公司在某些項目的經費增長是能理解的,但若一方面爭取經費增長,一方面用說不出新增經費用途與規劃,那就不免有點前後邏輯不通。

  7. 這麼密密麻麻,怎麼閱讀:格式!格式!格式!太重要說三次,我歷次彙整幕僚資料被退件的理由首位,就是格式不符,字太小、間距不對,不易閱讀,要進入實質內容前,先把基本排版搞定吧!

  8. 這個字是什麼意思:企劃要說服對方,請用「對方」的語言,賈伯斯說過:「優秀的主管沒有足夠的時間,但他們有足夠的直覺」,用對方在意的內容,喚醒他對你企劃的認同感,才是好企劃的必要之道。


Photo by UX Indonesia on Unsplash

利用企劃書誘發主管的直覺,好用的「企劃流程五步驟」


看了這麼多天條,有沒有突然發現自己被退的很應該?身為專業職場人士,這裡結合《老闆說我的企劃是垃圾》及個人實作後的「企劃流程五步驟」幫你無痛升級企劃層次。


步驟一、預寫PRE-WRITING,找出核心要點:先從企劃書的目標開始發想,找出老闆最需要你解決的事情,用企劃案回答他。舉例來說,公司需要開發新客戶提升業績,重點就必須放在「開發」策略的研擬,而不是處理老客戶回購。方向正確再去展開企劃,有時候主管不一定會直接給你明確的提案方向,勇於向他提問,用預寫初稿雙向溝通,總之,企劃第一步便是確認核心問題,後續提案的困難便解決一半。


步驟二、建立結構ORGANIZING:書中介紹多種企劃案並給予基礎撰寫框架,這裡我建議大家可以先以公司慣用的企劃書格式入手,隔行如隔山,每個行業都有自己企劃類型的重點,參考既有的格式也能做為後續與主管及不同部門溝通的基礎。


步驟三、寫作WRITING:一份好的企劃案,先做好圖文並茂。我的主管曾跟我說:「如果可以用圖表說話,就不要選擇一堆文字」老闆時間寶貴,分給企劃案的版面更是稀少,所以用圖表抓眼球,必要時運用商用簡報的說服法,像Z字型動線及F型佈局等,能幫你的企劃更上一層樓。


步驟四、加強編輯EDITING:因為慣用口語化撰寫企劃,所以常會出現許多慣用詞、連接詞,書裡也提醒要小心「意義不明」 的副詞,例如:非常、極大、超前、可能、或許等文字,容易讓像老闆看企劃愈看愈疑惑,所以編輯的第一步便是大刀刪去那些贅字。除此之外,易於閱讀的排版及必要時為你的重點「HIGHLIGHT」也是編輯階段的一大重點。


步驟五、重寫RE-WRITING:雖然這麼說很殘酷,但我十分認同《老闆說我的企劃是垃圾》書裡說「所有的初稿都是狗屎」,因為不管是新手還是老手,準備企劃書都很容易用自己的觀點看世界,就像手拿著槌子,看什麼東西都像釘子,企劃撰寫很容易落入自嗨,或覺得自己已經寫得很簡單易懂,怎麼老闆還是退件。


這時候建議找到第三人確認,不管是拜託對方用老闆是觀點重讀,或是以旁觀者能不能讀懂,這都是能幫助企劃提升可讀性的重要步驟,當然啦,若對方誠實的表示看不懂時,請認命重新來過吧!


結語:企劃書買單者是「老闆」,獎賞是讓你被看見


大多工作者在無數次的退件後,常會視「研擬企劃書」為畏途,但其實有意識精進提案技藝,讓你的文書被老闆買單,收獲得除了心靈滿足外,一份好企劃,足足勝過十年功,助你在職場能早早被看見!共勉之。

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推薦閱讀:《老闆說我的企劃是垃圾》(博客來購書請直接點書名)


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